23948sdkhjf

Bygglov bums i Helsingborg

Robothjälp

Sedan 2018 har handläggningstiden för ett bygglov i Helsingborg sänkts från ett tidigare snitt på 36 dagar till att vissa månader vara nere på 11 dagar. Hur är det möjligt?

Ingegerd Persson anställdes som bygglovschef i Helsingborg sommaren 2018 och drev ganska omedelbart på den utvecklingsresa som sedan tidigare var påbörjad, tillsammans med sina medarbetare.

Effektivare arbetssätt och smarta lösningar har förbättrat processerna och resultatet har blivit bättre för både kunder och handläggare. Handläggningstiden för ett bygglov har halverats och numera är nästan hälften av de ärenden som är kompletta vid ansökan klara redan första veckan efter att de kommit in till bygglovsenheten.

- Det går inte att lyfta en enskild åtgärd utan vi har kontinuerligt ändrat och skruvat på många olika saker. Alla delar har varit viktiga och har lett fram till där vi är idag, säger Ingegerd.

Exempelvis har telefontiderna, som tidigare styrde när kunderna hade möjlighet att kontakta bygglovsenheten, har tagits bort och kunderna är välkomna att höra av sig när de vill under handläggarnas ordinarie arbetstid.

Bygglovsinformationen på helsingborg.se har setts över och det arbetet fortsätter kontinuerligt. De fakta som finns där är till hjälp både för den som surfar in för att leta information men också för kommunvägledarna på Helsingborgs stads kontaktcenter som är de som tar emot många samtal. Kommunvägledarna svarar på de frågor om bygglov de kan besvara. Om de kan svara skickar de vidare samtalet till bygglovsenhetens administration som i sin tur antingen svarar eller skickar vidare till en handläggare. Kommunvägledarna på kontaktcenter samlar också in de frågor som kunder uppger att de inte hittat på hemsidan. Det underlaget är viktigt för att hela tiden förenkla och förtydliga informationen.

Delar av bygglovsprocessen har automatiserats med hjälp av en robot – Atom. Roboten skickar över 100 meddelanden om dagen vilket gör att handläggare inte själva behöver lägga tid på administration utan kan lägga mer tid på att handlägga ärenden. Meddelanden som Atom skickar ut till kunder är till exempel ärendebekräftelse, vem som blivit handläggare, påbörjad granskning, ärende komplett och beslut.

E-tjänsterna som nås av kunderna 24 timmar om dygnet ses hela tiden över. Framförallt har bygglov arbetat systematiskt för att maximera kundnyttan samtidigt som de effektiviserat processerna. Nu gör både arkitekter och handläggare allt i respektive ärende och överlämningsfasen har tagits bort. Arkitekter och handläggare har i sin tur hjälp med administrationen av roboten Atom, som ju är den som skickar ut besluten.

Nytt på enheten sedan i våras är att arbeta med visuell styrning. I ett enkelt digitalt system visas varje ärende en handläggare har som klossar som byter färg från grön till röd beroende på hur länge respektive ärende varit aktivt.

Kommentera en artikel
Meddela redaktionen
Redaktionen rekommenderar

Sänd till en kollega

0.079